「用盐人」小酒馆 | 找到自己的节奏,每天工作2小时

发布时间:2023/12/16 00:00      浏览:3933
作者:Marvin 黎明
来源:GrowthMindset
上周快速翻完了《优化你的2小时:基于神经科学和能量流的时间管理方法》。

我更喜欢这本书的原版标题《The Frist 2 Hours : Make Better Use of Your Most Valuable Time》,更好地传达了本书的核心思想。

通常,我们会按照事情的重要程度和紧急程度来进行分类,并相应地分配时间和精力。

例如重要又紧急的事情,我们要尽快并且花更多时间去完成。

但这种分类方法有一个默认前提,即假设我们在所有时间段的工作效率都是一样的。

事实当然并非如此。

本书作者Donna基于一些人类生物钟的研究,发现大部分人在早上的精神状态是最好的,在下午通常效率会比较低下(当然也有少数人属于“夜猫子”)。

因此,她认为应该结合我们自身在不同时间段的身体状态,相应分配不同强度的工作,以最大化的提升工作效率(如下图)。




矩阵的左上方,即一天最开始的2小时,身体的状态最好,适合采取主动策略,集中精力去做一些需要耗费脑力且重要(高影响力)的事情。

而不是忙着回消息和不重要的邮件。

接下来的第二个2小时(矩阵的右上方),身体的状态稍有下滑但仍处在一个较高的水平,适合采取反应策略,对其他人的需求做出回应。比如,开会、处理他人提出的事情。

在第三个2小时(矩阵的右下方),通常是午饭过后,人的精力会来到全天的最低谷。

这段时间则适合能动策略,尽可能做一些不需要花费脑力的简单任务。比如回复一些不重要的邮件、处理一些例行的工作。

最后的2小时(矩阵的左下方),人的精力又会回升到一个小高峰,适合采取预应策略,对今天的工作进行回顾并安排明天的工作。

当然,根据一天的精神状态来分段处理不同类型的工作,是非常理想的情况。

实践中,我们难免会遇到一些临时的、紧急的事情,很难把一天八小时严格分为4段,不受干扰和打断。但我想结合这本书的理念,仍有2点非常有价值的启示:

01 找到自己的节奏

我之前在市场研究咨询公司做乙方的时候,有段时间非常的辛苦。

我的老板白天很忙,很多时候都在和客户开会,晚上才有时间回复我的邮件。

当时我还没有意识到其实很多邮件并不需要即时回复,所以忙活一整天之后,晚上又紧张兮兮地回复老板邮件,整个人就很疲惫。

后来,我老板和我聊过一次,告诉我她是个夜猫子,在晚上的时候头脑比较清醒,而且晚上才有时间思考。

其实,很多邮件她在发出的时候,并没有期待我马上回复她。

由于我们上班不用打卡,所以很多同事的上下班时间都差异很大。

我记得最夸张的是当时我们办公室有一个澳籍华裔女生,每天下午才来办公室。

我老板建议我找到自己的工作节奏,否则被别人的工作节奏牵着走,会累死的。

意识到这一点非常重要:不要把办公软件当成即时通讯软件来使用。并不是所有的消息和需求都需要立马回复和响应。

集中一段时间做完一件事情之后,再集中回复消息和邮件。

就像深呼吸一样,一呼一吸,慢慢找到自己的节奏,工作效率自然会提升。

后来,我在职场中遇到一些非常优秀的同事,尤其是一些厉害的研发同学,发现他们会在办公软件的签名上注明自己每天哪个时间段是在闭关写代码,消息会晚些回复。

这其实是非常好的方式,为自己找到一段不受打扰的时间,并主动告知团队其他成员自己的工作习惯。

事实上,每次和这些签名上备注了哪段时间勿扰的同事沟通,我并不会觉得对方“作”,反而会很尊重他和他的时间。

并且由于他已经在签名上写明了哪段时间是不会回消息的,我给他发消息之后,也会有预期他并不会立马回复我。

所以,不要有心理负担,找到自己的节奏,并主动告知团队其他成员。

了解、尊重彼此的工作习惯,团队才会更高效。

02 掌握主动:每天提前半小时

Donna在这本书里提到每天最宝贵的其实是早上状态最好的2小时。

如果能把这两个小时利用好,基本上当天主要的事情都能处理的差不多。

然而,现实是每天早上一上班,我们就会收到很多同事或者客户发来的消息、邮件或是电话,我们疲于应付这些事情,打乱了一天的节奏,到下班的时候才发现原本计划完成的事情还没来得及做。

问题的根源在于,早上刚开始上班的时候,大家就像同一时间冲进了一家商场抢购一样,需求都在一个时间段并发了,所以显得收银柜台很拥挤,结账的效率自然低下。

如果我们能“错峰出行”,个人和团队的效率都会提高不少。

我的经验是每天提前半小时开工(如果你能提前更早的话更好),在公司规定的上班时间之前,办公室是非常安静的,办公软件上也不会有人找你。

哪里还会有比这更完美的办公环境?

我一般会利用这段时间规划当天的工作,看看哪些事情需要他人协作,提前把需要他人协作的事项和需求,通过消息或邮件发出去。

等到同事或客户上班之后,他们收到我的消息和邮件,就不会来找我,而是去跟进我发给他们的需求。

这样我就又能有一段不受干扰的时间,来处理需要深度思考或一大段时间才能解决的问题。

再等到同事或客户跟进完我的需求来找我时,我已经基本完成了当天最重要的工作,也有充足的时间来和他们进行沟通和讨论。

如果你在工作中总感觉疲于奔命,不妨试试这个方法,每天提前半小时,你会重拾工作的主动权。

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